Irgendwann kommt der Tag, da trudelt deine erste Kooperationsanfrage in dein E-Mail-Postfach. Der Traum wird wahr und deine Arbeit trägt Früchte. Mit der Kooperationsanfrage beginnt die Projektplanung. Wie starte ich das Projekt und welche Fehler kann ich dabei machen? Diese Fragen beantworte ich dir in diesem Beitrag. 

Wann handelt es sich um ein Projekt und sind nicht alle Tätigkeiten des Bloggers Projekte?

Die Projektplanung ist die Abweichung von der Routine und bedeutet damit für dich Neuland. Ganz gleich, ob es sich um die Einführung eines neuen Produktes, einer neue Kampagne oder um die Verwirklichung deines eigenen Blogprojektes handelt. Ein Projekt ist damit eine Tätigkeit, die neben deiner alltäglichen Arbeit stattfindet. 

Kurz zusammengefasst ist ein Projekt: 

• Einzigartig, weil es nicht regelmäßig durchgeführt wird.
• An einem Projekt sind meistens mehrere Personen beteiligt.
• Das Projekt hat einen Start- und ein Endtermin festgelegt. 

Was sind mögliche Projekte bei einem Blogger?

Als Blogger erhältst du ein Projekt in Form von Kooperationen oder Kampagnen. Mit der Kooperationsanfrage erhältst du deinen Projektauftrag. 

Super, der Auftrag wurde dir erteilt. Du kannst mit der Arbeit beginnen, doch warte einen Moment! Es gibt zwei entscheidende Fehler, die du begehen kannst. 

Fehler 1 Überplanung

Du erhältst das Briefing und möchtest alles richtig machen, damit dein Kunde mit deiner Arbeit zufrieden bist. Also verschließt du dich in deinem Büro und beginnst dein Projekt zu planen. Du recherchierst stundenlang im Netz, suchst nach Möglichkeiten das Projekt umzusetzen, liest unterschiedliche Berichte und vergleichst die Arbeit ähnlicher Projekte. Es vergehen Tage und Wochen, doch du hast noch keinen Schritt unternommen, um das Projekt anzugehen. Du steckst immer noch in der Planung und kommst nicht in die Umsetzung, du suchst den perfekten Weg.

Fehler 2 Vergiss die Planung, ab an die Arbeit

Die Planung frisst unnötig viel Zeit, lassen wir sie weg und stürzen uns direkt in das Geschehen. Was du dabei vergisst ist deine Zeit und das Budget im Auge zu behalten. Wenige Tage später stellst du fest, dass du zu viel ausgegeben hast. Der Kunde hat sein Budget ausgeschöpft, die restlichen Kosten sind von dir zu tragen und dann merkst du, dass man das hätte doch anders regeln können. Also  noch einmal zurückrudern und von vorne beginnen? Aber was ist mit deinen anderen Aufgaben außerhalb des Projektes? Oh Mist! Ich habe seit Wochen keine Nachrichten mehr beantwortet und keinen neuen Content produziert! 

 

Die Mischung macht’s!
Finde den Mittelweg

 Der Mittelweg ist ausschlaggebend für das Projekt. Die Projektplanung ist sehr wichtig. Sie vermeidet unnötige Kosten und Zeitverschwendung, allerdings darf sie nicht zu weit gehen. Stabilität und Flexibilität sind wichtig bei der Planung.

Für die Planung ist auch hier das Modell von Personal Kanban hilfreich. 

Kein Projekt ohne Auftrag!
Wo beginnt die Projektplanung?

Das Briefing ist deine Discription auf Zeit. Das Ziel ist definiert und sagt dir, welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Was der Kunde sich wünscht und zu wann die Veröffentlichung stattfinden soll.  Wichtig ist, dass der Auftrag ausdrücklich erteilt wurde! Das Projekt erhält im Briefing eine Bezeichnung, um es bei Meetings identifizieren zu können. Das Ziel muss verständlich und messbar formuliert werden. Jedem sollte klar sein, wie die Veröffentlichung auszusehen hat. Ich empfehle dir, einmal mehr zu fragen, als zu wenig. 

 

Was sich in dem Projektauftrag befinden sollte

Der Auftrag enthält natürlich das Ziel. Wohin geht die Kampagne, was möchte der Kunde? Gleichzeitig finden sich hier auch die Nicht-Ziele wieder. Dies dient zur Abgrenzung vom Thema und verdeutlicht noch einmal das Ziel. Das Start- und der Endtermin sind ebenfalls angegebenen. 

Wichtig sind auch die Namen und Kontaktinformationen der Ansprechpartner um eine reibungslose Kommunikation herzustellen und Fragen und Probleme schnell aus der Welt zu schaffen.  

Und ganz wichtig ist natürlich das Budget. Wie viel darf ausgegeben werden, damit der Auftrag entwickelt werden kann? Wie hoch ist dein Honorar? Wie wirst du bezahlt im Vorfeld, per Stunde oder nach erfolgreichem Abschluss? 

Du kannst die Checkliste hier downloaden und ausdrucken. 

Wir beginnen mit der Planung

Der Auftrag wurde erteilt und das Projekt kann beginnen. Zuerst erstellst du die grobe Planung. 

Welches Konzept stellt sich der Kunde vor und was kannst du daraus entwickeln? Werfe neue Ideen hinein. 

Wie soll das Projekt vermarktet werden? Musst du etwas besorgen oder brauchst du Unterstützung? (z. B. Fotografen)

Wenn die grobe Planung steht kommt ein Schritt der dir bereits bekannt sein sollte. Zerlege deine Projektplanung in Teilprojekte. Beispiel Ressourcen: Du benötigst spezielle Dinge für das Projekt (Dekoraktion für die Produktbilder), dann kannst du als Teilprojekt aufnehmen, dass du die Dekoration planst. Was wird benötigt, was stellst du dir auf dem Bild vor? Im nächsten Schritt kümmerst du dich um die Besorgungen.  

Behalte die Zeit im Auge

Zeitmanagement ist ebenfalls erforderlich und sollte in die Planung einfließen. Wie schon erwähnt, entsteht ein Projekt meist neben der täglichen Arbeit. Wie viel Zeit steht dir am Tag zur Verfügung, um das Projekt voranzubringen? Plane auch damit, dass für die Zeit des Projektes etwas weniger Freizeit zur Verfügung steht . Beim Erstellen deiner Aufgaben kannst du den geschätzten Zeitaufwand dahinter schreiben. So siehst du gleich, wie realistisch deine Planung ist. 

Budgetplanung

Dein Auftraggeber hat ein Budget festgelegt und du hast deine Rechnung an den Auftraggeber. (Hier spielt auch die Zeitplanung wieder mit). Investiere nicht zu viel Zeit in das Projekt, sonst geht deine Rechnung nicht auf. Häufig wirst du pro Projekt bezahlt und nicht in Stunden. Du solltest dennoch deinen Preis pro Stunde kennen und die notwendige Zeit gut einschätzen können. 

Wenn du zusätzliches Material benötigst, ist das im Budget des Kunden noch enthalten, oder musst du schon dein eigenes Geld ausgeben? Hast du die Zusatzkosten auch in deiner Rechnung kalkuliert oder kannst du sie in deiner Rechnung nachträglich hinzufügen? Wie wurde dies mit dem Auftraggeber besprochen? Behalte immer die Kosten im Blick, sonst kann es schnell passieren, dass du ein Minusgeschäft machst. 

 

Kleine Erfolge müssen gefeiert werden 

Bei längeren Kampagnen solltest du unbedingt Meilensteine setzen. Diese zeigen dir die wichtigen Erfolge und dienen als Zwischenziele zur Einschätzung der Zielerreichung. Du darfst die Meilensteine auch gerne feiern. 

Risikomanagement darfst du nicht vergessen. Schaffst du das Geplante in der Zeit, was ist wenn du krank wirst, technische Probleme auftauchen oder das Budget nicht ausreicht? Es kann auch vorkommen, dass der Kunde plötzlich einen Rückzieher macht und du dann auf deinen Kosten sitzen bleibst. Damit auch hier wieder: Budgetplanung! 

Nach der groben Planung geht es an die Feinplanung. Hier erfolgt die genaue Planung deiner Zeit im Kalender. Wann wird was in welcher Zeit erledigt? 

Ein Kommunikationsplan erleichtert dir die spätere Zusammenfassung

Meetings sind einzeln zu beachten und nicht in der gesamten Projektplanung enthalten. Während der ganzen Zusammenarbeit werden Meetings, Calls oder auch Events stattfinden. Plane diese Zeiten, auch wenn ein Meeting mal ausfallen kann. Lieber hast du die Zeit dafür vorgesehen, bevor du keine Zeit hast, aber sie die für das Meeting nehmen und damit andere Termine oder Aufgaben verschieben musst.  

Kick-Off

Der erste Termin an dem das Projekt erläutert wird und Ideen gesammelt werden können. Viele versuchen per E-Mail mit dir zu kommunizieren. Versuche das Hin- und Hersenden von Mails zu vermeiden, weil es unnötig Zeit in Anspruch nimmt. Beginne lieber direkt mit einem Call oder wenn es möglich ist, dann plane ein Treffen vor Ort ein. Beachte hier auch die Fahrtkosten sowie den Zeitaufwand für deine Rechnung. 

Statusmeeting

Zwischendurch findet ein kurzes Statusmeeting statt. Hier tauscht man sich über den bisherigen Stand aus. Was wurde getan, was stet noch an, sind noch Informationen oder Materialien erforderlich? Wenn Fragen auftreten, dann ist hier die passende Gelegenheit sie zu klären. 

Vor dem Statusmeeting solltest du unbedingt in Stichworten zusammenfassen, wie der aktuelle Stand ist. Besser im Vorfeld zusammentragen, als beim Meeting holprig vortragen und dann die Hälfte vergessen. 

Abschluss

Am Ende des Projektes findet noch einmal ein Meeting statt. Manchmal kann es auch ein großes Event sein (Launch eines Produktes). Hier wird dann über das Projekt gesprochen, was lief gut was nicht so. Muss noch etwas angepasst werden? Ansonsten dankt man für die Zusammenarbeit und feiert gemeinsam den Erfolg.

Bei  Kick-Off und Statusmeeting ist es sinnvoll einen Kommunikationsplan zu führen. Notiere hier in Stichworten den Inhalt des Gespräches, damit nichts vergessen wird. 

 

Du kannst diese Vorlage hier downloaden und ausdrucken. 

Nun gehst du an die Umsetzung, arbeite stets sorgfältig und gewissenhaft, schließlich handelt es sich um einen Job für den du entlohnt wirst. Wenn du diesen Job hervorragend meisterst, kann er dir viele weitere Aufträge bringen. Behandele generell jeden Kontakt gut, denn wer weiß, was dieser dir noch bringen kann. Trete immer professionell auf und wenn du keine Lust auf dieses Projekt hast, dann nimm es gar nicht erst an, denn bei der Umsetzung wird man dir und dem Ergebnis anmerken, dass kein Herzblut dahintersteckt. 

 

Ich wünsche dir viel Erfolg bei deinen Projekten und freue mich, wenn du mir davon berichtest. Gerne stehe ich dir bei Fragen zur Verfügung.